Lステップの予約管理機能とは？イベント・カレンダー予約について解説します

Lステップの予約管理機能とは？

Lステップの予約管理機能は、予約の受付や登録・キャンセル、更に運営側のスタッフのシフト管理などを一元管理できる機能です。

予約をした人へのメッセージ配信や予約管理のシステムまでまとめて行う効率的なツールになります。

お店やスクールなど、経営・運営していく上でたくさんの顧客が付くのは嬉しいことですが、その反面多くの予約を手動でミスなく管理していくことは大変困難です。

Lステップの予約管理機能を導入することによって、ミスのない予約管理が自動的に行われるだけでなく、顧客情報をデータ化・分析してくれる機能もあり、よりその後の集客アップにつなげることが可能になります。

予約管理機能を使うメリット

Lステップの予約管理機能を使うことによって運営側は様々なメリットを受けることが可能です。

ここでは大きく３つのメリットについて詳しく見ていきます。

24時間休みなしで予約を受けられる

予約管理のシステムが自動で行われるので、営業時間外や運営側が対応できない時間帯でも24時間予約の受付が可能です。

運営側の営業時間内には仕事などで連絡ができないといった人や、電話のタイミングが合わずなかなか予約ができないといった人など、予約をする側にとって大変便利なシステムであり、予約受付に関する顧客の不満も減ることが考えられます。

人件費を削減できる

予約を電話のみで行っているところも多くありますが、その分電話対応をするスタッフが必ず必要になります。また、専用のwebサイトやメールからの予約を付けつけるといった場合も、何かしらの予約管理システムを導入していない限り、人員を割いて予約の管理をする必要があります。

そういった予約を受け付けるためのスタッフの人員を確実に減らすことができるのが予約管理システムです。

電話対応や受付管理の担当だったスタッフが、その分他の業務に取り組むことができるので運営側にとってプラスになる要素が期待されます。

予約のキャンセルを抑制できる

予約をした人に対して、自動でメールや通知をする機能があります。

予約をした直前に確認の通知やメールを送信するメッセージ配信や、予約直前に顧客へ個別のメッセージを送るリマインダ配信の機能もあり、予約をしたのに忘れてしまった人や無断キャンセルの防止につながるので、確実に顧客に予約を消化してもらうことに繋がります。

Lステップの予約管理機能の使い方

Lステップの予約管理機能には２種類あります。

1つ目は「カレンダー予約」の機能です。運営側の定休日やスタッフのシフト状況等をあらかじめ設定をしたカレンダーを用意し、そのカレンダーを見た顧客が空いている日時を指定して予約をしていくものです。

2つ目は「イベント予約」の機能です。すでに日時や場所、定員などを指定したイベントやセミナーの予約を受け付けるものです。

下記では、顧客の予約の管理と運営側のスタッフのシフト状況等も一元管理ができる「カレンダー予約」機能の基本的な操作方法や画面のイメージについて詳しく紹介していきます。

予約一覧

Lステップのメニュー画面→「予約管理」→「カレンダー予約」をクリックします。

日ごとの予約状況を確認する

上部バーより「予約一覧」→「日」をクリックします。

ここでは、選択した一日のタイムスケジュールが表示され、どの時間に予約が入っているかまたどのスタッフがシフトに入っているのかを一度に確認できます。

月ごとの予約状況を確認する

上部バーより「予約一覧」→「月」をクリックします。

ここでは、選択した一か月のカレンダーが表示され、月にどれくらいの予約が入っているのかを確認できます。

シフト

顧客の予約状況だけではなく、スタッフのシフトの状況も管理することができます。

週ごとのシフト状況を確認する

上部バーより「シフト」→「週」をクリックします。

選択した週のシフト状況を一目で確認することができます。「日」「月」での表示機能もあるので、スタッフも見やすく管理者も確認がしやすいのが特徴です。

各担当者のシフト状況を登録する

画面右上部「新規シフト」をクリックします。

「新規シフト作成」の画面が表示されます。予約枠にスタッフを選択しシフトを設定すると、シフト以外の時間に予約ができなくなります。

予約設定

予約設定では、運営側の定休日やスタッフの出勤状況などから予約が可能な日時、詳細なコースやメニューなどを設定していきます。

この予約設定を適切に入れておくことで、スタッフの人員の不足や予約受付のミスがなくなるので、事前に設定しておくことが必要です。

予約受付時間を設定する

上部バーより「予約設定」→「予約受付時間」をクリックします。

曜日によって勤務できるスタッフが異なる場合や、運営側の都合で予約を受け付けられない時間帯などを考慮して予約可能な時間帯を決めて設定します。

予約枠とコースを設定する

上部バーより「予約設定」→「予約枠／コース設定」をクリックします。

予約をする顧客がスタッフを指名する場合の詳細を設定します。指名料、コースやメニューなどを設定していきます。

【運営者側画面】

【顧客側画面】

顧客側がLINEで簡単に予約できることで予約率が上がり、またスタッフも受付業務がなく顧客対応に専念できることから、どちらの側からも効率的で便利な機能であるといえるでしょう。

まとめ

Lステップの予約管理機能を使うことによって、予約の受付や登録・キャンセルなどを一元管理できます。

電話予約などでは取り切れなかった予約を受け付けたり、予約受付に関する業務を自動で管理できたりすることで、顧客側も運営側もスムーズなミスのない予約受付が実現されます。

もちろん人件費の節約につながる便利な機能ではありますが、スタッフは他の業務に専念することが可能になるため、顧客満足度も上がり、結果的に集客のアップにつながることも予想されます。

Lステップの予約管理機能を導入することによって、顧客側も運営側も効率的で便利な予約管理を可能にします。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。